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初めてプロジェクトを任された時に知っておきたい7つのこと | プロジェクト運営に役立つ知識

初めてプロジェクトを任された時に知っておきたい7つのこと、プロジェクト運営に役立つ知識

プロジェクトを任された時に知っておきたい7つのこと

この記事では、このブログ「kajōgaki | 社会人の学びのNote」で紹介した学びの中から、初めてプロジェクトを任された時に知っておきたいことの学びをまとめて紹介したいと思います。

読書からの学びについてのブログを運営しているからこそ参考になる本を交えながら解説していきたいと思います。

初めてプロジェクトを任された方「何から進めていけば良いのだろう。プロジェクトリーダーとは。プロジェクトを成功させたいけど…具体的な方法を教えてください。」

こういった疑問に答えます。

この記事のテーマ

プロジェクトを任された時に知っておきたいことと活かせることを学べます

読者さんへの前置きメッセージ

本記事では「初めてプロジェクトを任されけどどうすれば良いの、成功させるためには何を気を付けたらよいのだろう」という方に向けて書いています。

この記事を読むことで、「プロジェクトを進行する上で知っておいた方が良いこと。プロジェクトの成功に導くために活かせるスキルや考え方。プロジェトスキルを学ぶ方法」までをイメージできるようになると思います。

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目次

社内外で幅広い領域でルーティンワークではないプロジェクトが発生しますが、初めてプロジェクトを任されたときに知っておいた方が良いことやプロジェクトを成功に導くためにどのようなことに注意をすれば良いのか。

それでは、初めてプロジェクトを任された時に知っておきたいことをみていきたいと思います。

1. プロジェクトリーダ(PL)とは

プロジェクトリーダー(PL)

  • 立ち上げたプロジェクトを成功に導くために、担当領域のチームメンバーを統括・牽引する役割を担う人です。
  • プロダクトマネージャーとは違い、あくまでも担当領域の作業工程や実務、人員の管理を担う人となります。
  • プロジェクトを成功させるために、あらゆる課題や技術的な問題を解決するためにチームを取りまとめるのが仕事となります。
プロジェクトリーダーの役割

●プロジェクト達成のために担当領域に関する責任を負い、業務を遂行することです。

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2. プロジェクトマネージャ(PM)とは

プロジェクトマネージャー(PM)

  • プロジェクト全体の進行を管理し、予算や品質、納期、成果物のクオリティに対して全責任を持つ人です。
  • プロジェクト全体を見通した上で意思決定を行い、プロジェクトを成功に導くまでが仕事となります。

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3. プロジェクトリーダ・マネージャの役割

プロジェクトリーダーとプロジェクトマネージャーの役割には、共通する部分がありますので、プロジェクトリーダーとプロジェクトマネージャーとの役割の違いを明確にしてみたいと思います。

プロジェクトリーダーとプロジェクトマネージャーの役割

  • 基本的にはプロジェクトマネージャーの下に、領域ごとにプロジェクトリーダーを置いて業務を遂行するのが一般的となります。
  • プロジェクトの規模や内容によっては、プロジェクトリーダーとプロジェクトマネージャーを兼任する場合もあります。

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4. プロジェクトリーダ(PL)の仕事内容

POINT

●納期のあるプロジェクトを成功させるため、自分の担当領域に関わる進捗や品質の管理の責任を負います。

主な仕事内容と流れ

  • 現場で起きている問題の把握
  • 課題解決のための分析
  • 業務タスク・スケジュール・工数・課題の取りまとめ
  • メンバーに的確な指示を与える
  • タスクの進捗状況・メンバーの稼働時間・プロジェクトへの適性状況を管理
  • プロジェクトの他領域との連携や調整
  • プロダクトマネージャーへの報告

現場で起きている問題の把握

  • 問題を把握するためには、現状を調査して分析し問題を細かく層別して具体化する事が重要です。

問題把握のステップ

  1. 現状を調査・分析して事実やデータを把握する
  2. 問題を細かく層別し具体化する
  3. 具体化された問題に優先順位をつける
  • 問題の把握と解決に一つの考え方として、具体化と抽象化を行き来して考えることが問題解決の鍵となります。

2つに分けた問題解決

  1. 問題発見(抽象化):そもそも問題は何なのか(Why)
  2. 問題解決(具体化):その問題をどうやって解決するか(How)

抽象化と具体化については、「思考力を鍛える | 「具体⇔抽象」トレーニング」の記事が参考になります。

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課題解決のための分析

課題解決のためには、問題解決思考が必要で、筋の良い仮説を立て検証し問題解決を行うためのフレームワークが重要になってきます。

実務で使える問題解決力を身につけるには次の2つのポイントが重要

  1. 迷子にならないように自分なりの全体像を持っていること
  2. 筋の良い仮説を出す勘どころを持つこと

筋の良い仮説を立てるフレームワークについては、「自分の仕事の問題解決を図る問題解決力を鍛えるためのフレームワーク | 筋の良い仮説を立てる」の記事で書かせて頂いてますまのでご参考頂けたら幸いです。

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的確な指示を与える

  • 指示の与え方で注意しなければいけないのは、抽象的な表現は使わない事です。よく言われる「5W2Hと数値」を使って指示をすることが重要です。

5W2H

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • なにを(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)
  • どのくらい(How much,How many)

タスクの管理

  • タスク管理については、色々な方法があり効率化が計れるツールもたくさんありますし、ネットを検索するとフォーマトなども無料でたくさんあります。
  • マルチタスクにすると効率が落ちてプロジェトスケジュールが遅れたりする可能性があるので、出来るだけプロジェトメンバーに出すタスクは、シングルタスクにする方が効率的かと思います。

タスク管理の最適化の方法については、「タスク管理の最適化の方法 | シングルタスクの原則で最大の成果」 の記事がおすすめです。

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他領域との連携や調整

他領域との連携や調整には、時には説得しなければいけなったりと交渉も必要になるかと思います。そんな時には、すぐに使える典型的な交渉術が書かれた「交渉に負けないためのビジネスにおける交渉術 | 世界のグローバルリーダーが使いこなす秘訣」の記事yや「部下育成で部下の変化をもたらすコミュニケーション | 一瞬で人の心が変わる伝え方の技術」がおすすめです。

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また、他領域との連携や調整にはコミュニケーション能力が問われます。

コミュニケーションが苦手という人のためには、「人と接するのが苦手な人が誰とでもフラットに接するための方法 | 自身とも本気で向き合うことが重要」の記事がおすすめです。

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コミュニケーションについて、コミュニティシップについては「リーダーシップとコミュニティシップ | マネジャーが大切にすべきこと」の記事で書かせて頂いてますので、ご参考頂けたら幸いです。

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プロジェクトマネージャー(PM)への報告

  • 報告で一番大切なことは、「結論から伝える」ということです。
  • ビジネスでは、まず結論を話して、その後に理由や詳細を簡潔に述べるのが鉄則です。
  • 意識せずに報告すると時系列で話してしまいがちになり要点がわかりにくいため、PMの判断が間違いやすくなる原因にもなります。
  • 事前に報告する順番を組み立ててから報告しましょう。
POINT

●伝える情報と伝えない情報を整理する
●数字を使う
●事実・推測・意見を混ぜない
●情報量が多いときは資料を活用

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5. プロジェクト管理

ここでは、プロジェクト管理におすすめの手法の「CCPM理論」と時系列的な遷移も含めたプロジェクト全体像を可視化するための記述方式「プ譜」について記載したいと思います。

CCPM理論

CCPM理論の5つの特徴

  1. マルチタスクを排除する
  2. クリティカルチェーンによるマネジメント
  3. 個々のタスクからバッファ(安全余裕)を取り出す
  4. バッファの消費状況でプロジェクトを管理する
  5. フルキットの状態にしてタスクに取り掛かる

CCPM理論について詳しくは、「プロジェクトを遅延させないためのマネジメント手法 | 問題の有効解消CCPM理論」の記事で書いてます。

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プ譜

プ譜の5つの記述要素

  1. 獲得目標
  2. 勝利条件
  3. 中間目的
  4. 施策
  5. 廟算八要素

プ譜について詳しくは、「プロジェクトを最適に管理するための手法 | 独自の手法によって成功させるための具体的な手順」の記事で書いています。

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6. リーダーシップ

プロジェクトを進めて行く上でリーダーシップは重要になります。ここではリーダーシップについて書いてみたいと思います。

まず改めてリーダーの役割について記載したいと思います。

リーダーの役割

  1. コミュニケーション(対話)
  2. パートナーシップ(仲間づきあい)
  3. 指導
  4. 実行・示範
  5. 公平、人間的魅力、温かさ

作業の遂行や結果に及ぼす影響の程度が大きいのがリーダーとなります。

リーダーに必要な心掛けを記載したいと思います。

リーダーの心得

  1. 熱意を持って純真であること
  2. 広量大度で常に快活であること
  3. 礼儀正しく敬礼は厳格であること
  4. 旺盛な責任観念を持つこと
  5. すすんで難事に取り組むこと
  6. 縁の下の力持ちとなること
  7. 報告はマメに行うこと
  8. 実施は迅速に確実に行うこと

プロジェトの運営には、リーダーシップと共にマネージメントの能力も必要となります。

リーダーシップとマネージメントに関して10冊の本から学んだことは、「マネジメントを学ぶために読むべきおすすめの本 | 2021年厳選10選」にまとめてますので、ご興味があったらご覧頂けたら幸いです。

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7. プロジェクトミーティング

プロジェクトの進行にはプロジェトミーティングが欠かせませんが、このミーティングも価値あるものにしなければ、プロジェトも上手くいきません。

よく会社の会議でもただの報告会になっていることも多々あるかと思います。

良い会議を作るためにはファシリテーションのスキルも重要になります。

ファシリテーションに関しては、「くだらない会議を無くすための会議運営のコツと上手い会議の進め方 | ファシリテーション超技術」の記事で書かせて頂いてます。

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この記事のまとめ

初めてプロジェクトを任された時に知っておきたい7つのことのまとめ

初めてプロジェクト任された時に参考にして頂ければと思い、記事を書かせて頂きましたが、プロジェクトが計画通りに進めば言うことはありませんが、なかなか計画通りにいかないこともあると思います。
そういった場合には、軌道修正を図ることに躊躇しないことです。

プロジェクトに計画の変更は付きものだと考えておく位に、心のゆとりをもっておいた方が良いです。

一つ一つの変更も乗り越えつつ、プロジェクトを推進していくことが大切ですので、様々な困難に打ち勝ってプロジェクトの成功をお祈り申し上げます。

今回は、プロジェトに関して初めて任された時に読んでタメになりそうな事を書かせて頂きましたが、プロジェトのスキルとして更に上を目指すには、プロジェクトマネジメントの資格に挑戦する方法もあります。

プロジェクトスキルのオンライン講座

プロジェクトを絶対成功させなけらば行けない。」「まだまだ不安なのでプロジェクトに関するスキルを上げたい」と悩んでいる方へは、オンラインでプロジェクトについて学べる仕組みがあります。

「Udemy」と「BizLearn」についてもっと詳しく『2大オンライン学習動画サービス「Udemy」と「BizLearn」を体験比較』で書いています。

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プロジェクト管理についての資格を取得したい方はこちらの記事がお勧めです。

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  • PMI(Project Managemment Institute)が認定するプロジェクトマネジメントに関する国際資格です。
  • 公的資格ではないものの、プロジェクトマネジメントに関するデファクトスタンダードとして認知度が高いです。
  • PMP資格はプロジェクトマネジメントスキルの評価基準として、IT・建設をはじめとする多くの業界から注目されています。
  • プロジェクト活動を率いるリーダーは、日々変化するビジネス環境や所属組織の状況などを考慮し、効果的にプロジェクトを管理するスキルが求められています。

自己啓発についての深堀に興味のある方はこちらの記事がお勧めです。

社会人に学びが必要な具体的理由の記事を『社会人に学びが必要な具体的理由 | 将来不安を解決するのは学び時間を自己投資』で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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