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生産性向上の業務効率化ツール人気10選|導入実績が豊富な業務効率化ツールの特徴や機能

生産性向上の業務効率化ツール人気10選|導入実績が豊富な業務効率化ツールの特徴や機能

生産性向上のため業務効率化させたい方「生産性を向上させろと会社に言われるけど…。もっと効率化しろと会社に言われるけど…、効率化のための施策を考えろと言われるけど…。何を使って良いかわかりません。具体的な効率化ツールを教えてください。」

こういった疑問に答えます。

記事のテーマ

生産性向上のための業務効率化ツールの特徴や機能がわかります。

読者さんへの前置きメッセージ

本記事では「生産性向上や業務効率化の施策を会社から考えろと言われている方、事業をされている方や経営をされている方で生産性向上や業務効率化を図りたいとと思っている方。業務効率化させるツールってどんなツールがあるの?」という方に向けて書いています。

この記事を読むことで、「生産性向上のための業務効率化ツールにはどの様なものがあるのか、その特徴や機能」までをイメージできるようになると思います。

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目次

業務を効率化させるツールは生産性を向上を可能にする

業務を効率化させるツールは生産性を向上を可能にする

業務を効率化させるツールは、従来は手作業で行なっていた作業を自動化したり、手作業よりも時間効率をアップさせたり、業務の時間短縮や業務量の削減など、社員の働き方の改善や社員の業務負担の低減などに役立ち、残業の削減や効率化させた時間を他の業務に充てて生産性を向上させることが可能になります。

業務の効率化が図れると共に、社員の働き方を変化させることで、日々業務に終わている環境を改善して、社員の心のゆとりや啓発する時間を持つことができ、社員が成長していくことも可能にします。

業務のIT化ができていない」「同じような業務の重複がある」といった課題を抱えている企業は、業務を効率化してくれるツールの導入を検討すると良いのではないでしょうか。

しかし、業務を効率化するツールは、何を導入しても良いという訳ではなく、自社の業務の分析をしつつ、効果を最大限に高めるために、自社の業務体系によって適切なものを選ぶ必要があります。

人気の業務効率化ツール10選

それでは、生産性向上のための導入実績が豊富な業務効率化ツールを特徴や機能なども一緒にみてきたいと思います。

1.電話業務効率化

回線.com

オフィスの電話をポケットに【回線.com】クラウドPBX!スマホで全国どこからでも発着信が可能

画像出典:「回線.com

ビジネスフォンをクラウド化することで電話業務効率がUPできます。

具体的には会社の電話番号をスマホで発着信が同時鳴できるサービスで、従業員全員のスマホやビジネスフォンを簡単に回線化することで、いつでもどこでも受話すること可能です。

会社で受けた電話を外出中のスタッフのスマホへ取次転送も可能で、担当者不在などでお客様を待たせたり、機械損失を削減もできます。

特徴 ① 便利な機能

  • スマホから03などの新規および既存会社の電話番号で発着信が可能
  • 会社に担当者がいなくても電話取次が可能
  • 事業別、部門別など複数ご利用時でも電話番号の切り替えが簡単
  • 海外・全国どこでも現在の電話番号をそのまま利用可能

特徴 ② 費用軽減

  • 転送ではなく直接電話を発着信できるので、転送電話費用が不要
  • 拠点間、社員のスマホ同士も内線通話で無料

オフィスの電話をポケットに【回線.com】

画像出典:「回線.com

特徴 ③ トラブル防止

  • 音声録音も管理画面から確認可能
  • 言った言わないのトラブル防止や聞き漏れを防止可能

「テレワーク導入で電話業務が困っている」「外出営業が多い」「拠点が複数なので電話業務が非効率になっている」「コワーキングスペースで仕事している」「お店予約や病院・クリニック・求人媒体ごとに電話番号をわけている」「電話転送費用を削減したい」などがすべて解決できるのが特徴です。

回線.com公式サイトはこちら

回線.com公式サイト

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2.テレワークの改善

レックテレワーク

テレワークの従業員監視に、企業管理者向けの簡単無料会員登録【レックテレワーク】

画像出典:「レックテレワーク

導入が加速しているテレワーク・リモートワークで企業や個人を対象に所属する従業員を「カメラ録画」+「画面録画」で監視して情報漏洩・サボり対策をしてくれるツールです。

更に、「ビデオ電話+文字チャット+画面共有(履歴保存可)」が可能な高機能なチャットルームをいつでも生成可能なので、従業員同士のコミュニケーションも活性化して、オフィスにいるのと同じ緊張感とスムーズなコミュニケーションで業務効率をアップしてくれます。

特徴 ① 自動録画・保存

  • 「カメラ録画」+「画面録画」のデータをクラウドに無料で自動保存
  • 一度録画ボタンを押下すれば「連続+分割+自動」で録画・保存が可能
  • 監視カメラとしても利用可能

特徴 ② AIが就業時間確認

  • AIの顔認識機能+録画時間のダブルチェック可能
  • AIの顔認識機能により従業員がカメラの前に存在した時間を把握可能
  • 従業員の就業時間の確認としても利用可能

特徴 ③ 情報漏洩防止

  • 個人事業主や外注の方を時給で雇用する際に、カメラ録画+画面録画で情報漏洩やサボりの抑止が可能

特徴 ④ その他

  • ブラウザ(ChromeまたはFirefox)のみで他のソフトのインストールは不要
  • ビデオ電話+文字チャット+画面共有(履歴保存可)可能
  • 従業員同士のコミュニケーションが活性化
  • 簡単無料登録で多くの機能が無料で利用可能

テレワーク・リモートワークで、「社員のやる気や緊張感が低下してきた」「従業員同士のコミュニケーションを活性化させたい」「就業時間の計算を簡単に算出したい」「情報漏洩が心配だ」などテレワーク・リモートワークで生じる問題を解決してくれ、更に、効率化を図れるのが特徴です。

レックテレワーク公式サイトはこちら

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3.バックオフィス業務効率化

マネーフォワード クラウド会計

会計業務を約1/2に削減するクラウド会計ソフト【マネーフォワード クラウド会計 】

画像出典:「マネーフォワード クラウド会計

バックオフィス業務が、ひとつで効率化できるソフトで、経理や人事労務などに関するデータをクラウドで連携し、業務の自動化を実現することで、生産性の向上や経営の見える化を実現できます。

特徴 ① 自動入力で経理がラク

  • 銀行やクレジットカードの連携で、会計処理や経理が大幅に削減
  • 連携可能な銀行やクレジットカードなどの金融関連サービス数は国内3,600以上
  • 最も幅広く自動入力を利用できるクラウド会計ソフト

特徴 ② 人工知能・機械学習

  • 人工知能(AI)がビッグデータを元に勘定科目を提案
  • 使うほど賢くなって、自動入力・自動仕訳がどんどん楽に

特徴 ③ トライアル期間

  • 登録後1ヶ月間のトライアル期間に全ての機能を利用することが可能

人事労務などに関するデータをクラウドで連携し、業務の自動化を実現することで、バックオフィスを効率化できるのが特徴です。

マネーフォワード公式サイトはこちら

マネーフォワード公式サイト

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4.アシスタントサービス

オンラインアシスタントサービス「タスカル」

オンラインアシスタントサービス「タスカル」

画像出典:「オンラインアシスタントサービス「タスカル」

タスカルは「タスクがカルくなる」をコンセプトにした、オンラインアシスタントサービスです。

事務業務だけでなくコーディングやWEB周りの庶務も対応可能で、コミュニケーションツールもほぼ何でも対応できる柔軟性があります。

月額10時間というミニマムな仕事量を依頼でき、月2.5万円という業界最安値クラスの価格帯が利用者の人気を呼んでいます。

特徴 ① 本来注力すべきコア業務に集中できる

  • 事業の更なる加速のため本来注力すべきコア業務に集中可能
  • 毎月の請求書発行や経費処理を依頼可能
  • 細かい事務作業などのルーティンワークを依頼可能
  • 事務作業から人事・総務経理など幅広い仕事に柔軟に対応可能

特徴 ② 採用にかかるコスト0円

  • 事業を加速させるために人員の補強は欠かせませんが、採用にかかるコストや失敗した時のリスクを軽減
  • 採用にかかるコストは0円で優秀なオンラインアシスタントを利用可能

特徴 ③ 必要な仕組み作りやマニュアルも対応

  • 業務は即日スタート可能
  • 業務フローマニュアルなどの作成は不要
  • 必要な仕組みやマニュアルはアシスタント業務を進めながら作成

「社長が多忙で、業務が回っていない」「資金もブランディングもないので社員が採用できない」「クラウドソーシングで発注するのが不安」「他社のアシスタントサービスだと、契約時間と金額がマッチしない」「事務業務を減らしで、できるだけラクをしたい」などすべて解決できるのが特徴です。

オンラインアシスタントサービス「タスカル」公式サイトはこちら

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5.見積書・納品書・請求書業務効率化

Misoca(ミソカ)

クラウド見積書・納品書・請求書作成管理サービス「Misoca(ミソカ)」

画像出典:「Misoca(ミソカ)

見積書、納品書、請求書をまだExcelで行ってたりとかはしてませんでしょうか。

Excelで作成して印刷やPDFなどにして上司の検印を行っていたり、社内回覧のためにメールやチャットに添付して回覧していたりと。

見積書、納品書、請求書の効率化を図るにはクラウドサービスを利用すると効率化が図れます。

Misocaは、見積書、納品書、請求書をWeb上で簡単に作成、送付、管理できる弥生のクラウドサービスです。

特徴 ① 作成が楽

  • 好みのデザインテンプレートを選び、項目に沿って入力するだけでキレイな請求書がすぐに完成
  • シンプルな操作で使い方に迷うことがない
  • 作成画面には必須項目や計算式が予め設定されている
  • 書き方がわからなくても記載漏れや計算ミスを防止
  • 見積書から納品書・請求書への変換や自動作成予約可能
  • エクセルでは実現できない便利な機能も利用可能
  • 外出先や移動中でも見積り、請求業務を行うことが可能

特徴 ② 送付も簡単

  • ワンクリックでメール送信やPDFダウンロード、郵送代行を選択可能
  • 手間や郵送ミスを減らすことが可能

特徴 ③ 管理もおまかせ

  • 取引履歴を探し出すのも一瞬で可能
  • 一覧画面で請求、入金ステータスをすぐに確認可能
  • 請求漏れの心配不要
  • 請求書から売上レポートを自動作成する等、ビジネスで使える機能が満載

特徴 ④ クラウドならでは

  • MacでもWindowsでも使用可能
  • インターネット環境があれば、いつ・どこでも使用可能
  • インストール不要でパソコンも軽々、導入も簡単
  • マシントラブルでもデータは自動バックアップだから安心

特徴 ⑤ 無料体験プラン

  • 申し込み期間によって、1年間無料で試せる初年度無償キャンペーンなど有り
  • カスタマーセンターによるサポートが充実

過去の請求書を探す手間が省けて管理がしやすくなったり、オンライン上で請求書を発行できたり、納品書を作成すると、クリック一つで請求書や領収書に変換できるので、見積書、納品書、請求書業務を効率化できるのが特徴です。

Misoca(ミソカ)公式サイトはこちら

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6.マニュアルの効率化

Bandicam

知名度No.1高性能動画キャプチャーソフト【Bandicam】

画像出典:「Bandicam

パソコンでの作業のやり方や社内システムの使い方など、未だにパワーポイントやエクセル、ワードなどを駆使して社内マニュアルを作成していませんでしょうか。

今は、動画の時代となっており、使い方のマニュアルも動画の方がわかりやすく理解しやすいマニュアルとなります。

そこで必要になってくるのが、パソコン画面を録画しれくれるソフトとなります。

「Bandicam」は、PC画面に表示される画面なら何でも高画質でキャプチャーできる高性能動画キャプチャーソフトで、PCから出る音の録音にも対応しており、タイマー録画やキャプチャー中の録音機能もあります。

特徴 ① 使い勝手の良さ

  • Webカメラ映像挿入、外部デバイスのキャプチャーにも対応
  • キャプチャー中のリアルタイム描画機能(テキスト、蛍光ペンなど)
  • PCの画面と音声、マイク音声を同時にキャプチャー可能
  • 静止画キャプチャー(BMP、PNG、JPG)、連続静止画キャプチャーに対応
  • キャプチャーした動画をエンコードせずにそのままYouTubeにアップロード可能
  • PCの画面全体のキャプチャー(フルスクリーンデスクトップキャプチャー)にも、デスクトップの一部だけを選択する範囲指定キャプチャーにも対応

特徴 ② ファイルサイズ低減

  • キャプチャーした動画のファイルサイズを大幅におさえて保存
  • 保存先のHDDなどの空き容量がある限り、長時間にわたるキャプチャーも可能

特徴 ③ タイマー録画

  • 指定した時間に動画キャプチャーを開始、自動終了するタイマー録画機能搭載

マニュアルの作成を簡単にして、即社内で共有可能なパソコン画面の録画機能で、マニュアル作成時間の短縮やマニュアル改正のスピードアップ、社内共有などが効率化できるのが特徴です。

Bandicam公式サイトはこちら

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7.出張手配の効率化

NAVITIME Travel

当日便も申込OK、乗継便検索にも対応【NAVITIME Travel】

画像出典:「TEMPOSTAR

NAVITIME Travelは、当日便も申込もでき乗継便検索にも対応した、国内線14社すべての路線・フライトの検索・予約ができます。

最安値チケットの比較や残席確認ができる他、シンプルな画面表示とログイン不要のスムーズな予約フローが特徴で、急な出張手配などにも役立ちます。

特徴 ① 予約後のユーザーサポート

  • マイページ上では、空港まで・空港からのルート検索にシームレスにリンク
  • フライト遅延情報もすぐに検索可能
  • NAVITIME Travel旅行計画ツール(プランニング機能)にも予約情報が即時反映

特徴 ② 快適な操作性

  • 国内線すべての14社の検索・予約に対応
  • 競合便同士の料金・時刻の比較が可能

特徴 ③ 移動ルートや時間を考慮した旅程表

  • 行きたいスポット選択で移動ルートや時間を考慮した旅程表を自動的に作成
  • NAVITIME TravelのWebサイトで作成した旅行プランも確認可能
  • 旅行先でルートの確認をしたり、スポットの追加削除が簡単に可能

「出張などのビジネスで国内線を利用される方」「効率よくカンタンに航空券の比較・予約をされたい方」「率的な移動を計画されたい方」など出張の段取りが効率化できるのが特徴です。

NAVITIME Travel公式サイトはこちら

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8.法人ECTカード

得して走ろう!法人ETCカード

得して走ろう!法人ETCカード

画像出典:「得して走ろう!法人ETCカード

業務などでETCを利用している場合、まだ個人のETCを使って清算のために書類作成したり現金精算していることはありませんか。

そんな時には法人ETCカードで経理業務や事務作業が効率化できます。

特徴 ① 安心に利用

  • 多くの従業員にその都度、現金を渡さなくていい
  • 高速道路のみ利用できるカード(クレジット機能付いてない)
  • ETC車載器がなくても手渡しで利用可能
  • 必要カード枚数申込可能
  • レンタカー、従業員の車でも利用可能

特徴 ② 利用明細(請求書)で管理が簡単

  • 入口、出口のインター名記載
  • カードごとに金額が明確に出る

特徴 ② 割引適用

  • 時間帯・休日等により30%割引適応

クレジット機能が付いていないので社員に渡しても安心で、ETCカードはどの車でも利用可能なので利用しやすく、利用料金は、月末締め翌月20日頃に請求書発行され、翌々月5日に口座振替となるので、毎回清算などをする必要がなく業務の効率化できるのが特徴です。

得して走ろう!法人ECカード公式サイトはこちら

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9.キャッシュレス決済で効率化

Square (スクエア)

シンプルで画期的なキャッシュレス決済【Square (スクエア)】

画像出典:「Square (スクエア)

POS、クラウド請求書、クレジットカード決済、オンラインストアなどを中心に、ビジネスを成長させるのに必要なサービスを多岐に渡って提供しているのがSquareです。

キャッシュレスが進んでいく中、近年ではApple Payなどのモバイル決済や、業界全体を動かすフィンテックの興隆もあり、多くの事業でカード対応の動きが加速されています。

事業として利用可能な事業であれば、キャッシュレス決済は効率化を図る一つです。

若年層を中心に、クレジットカード決済は以前よりもずっと身近な存在になり、より良いお客様の購買体験が事業者様の売上アップへとも繋がります。

特徴 ① 導入費が安い

  • 対応するモバイル端末を持っていれば専用端末や専用回線は不要
  • アプリは無料

特徴 ② 入金が早い

  • 決済の売上額は最短翌営業日に入金
  • キャッシュフローを気にせず、日々の業務に集中可能
  • 面倒な手続きは不要
  • 指定の口座に自動、かつ手数料無料で振り込み

特徴 ③ 簡単ですぐに使える

  • モバイル端末とBluetoothで接続
  • 複雑な設定はない
  • 電子機器の操作に不慣れな人でも簡単に使うことが可能
  • iOS・Android、両方に対応
  • 持っているモバイルデバイスですぐに利用可能

特徴 ④ 様々な決済手段に対応

  • クレジットカードでは主要カードブランドに対応
  • 電子マネーは交通系、iD、QUICPayでの決済に対応
  • 幅広い決済ニーズに対応可能

特徴 ⑤ 他費用なし

  • 月額固定費や解約手数料など、決済額に対する手数料以外の費用不要
  • 毎回の入金に際しての振込手数料もSquareが負担
  • 決済機能以外にも、POSレジ、顧客管理、従業員管理、データ分析、請求書機能など、これら全てが無料
  • 店舗運営で必要な機能がSquareを導入するだけで揃います

審査も簡単な上、アカウント作成から最短当日でキャッシュレス決済の導入が可能で、決済業務が即効率化できるのが特徴です。

Square (スクエア)公式サイトはこちら

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10.複数EC・ネットショップ運営効率化

TEMPOSTAR(テンポスター)

複数EC・ネットショップ運営支援サービス、TEMPOSTAR(テンポスター)

画像出典:「NAVITIME Travel

自社でECサイトを運営しているところも増えてきているのではと思いますが、ECサイトの運営に業務時間が取られてしまったりなどの現象が生じている場合などには特に有効です。

「パッケージ以上オーダーメイド未満」で、「やりたいこと」が実現できるEC管理サービスで、受注・在庫・商品の管理業務を劇的に効率化し、施策検討や販促計画など
利益活動の時間を確保しつつ、運用に合わせて柔軟に設定可能な自動処理機能により、受注業務におけるアナログチェックを一切排除できるため、ミスなくモレなく受注から出荷までスピーディーに処理でき、多様な運用にジャストフィットツールです。

特徴 ① ネットショップ運営を効率化できる

  • 複数店舗の受注情報をひとつに集約
  • 楽天・Amazon・Yahoo!ショッピング、ヤフオク!などの各モールや自社ECサイトをまとめて管理
  • 複数店舗間の「在庫数」を自動的に調整、売れ残り、売り越しをゼロに
  • 商品情報を一括登録、ヒューマンエラー防止
  • 使いやすく分かりやすい管理画面
  • 使い方・設定・導入を店舗様ごとに専属サポート

特徴 ② 受注管理・在庫管理・商品管理を一元化

  • 受注管理
    受注業務の50%以上の自動化が可能
    実在庫の引当てが可能
  • 在庫管理
    複数店舗の在庫数を自動で調整
    販売機会損失をゼロ
  • 商品管理
    商品情報を一括登録
    イベント・セールも予約反映

特徴 ③ 個別のカスタマイズも可能

  • EC運営に合わせたカスタマイズも可能なので独自運用も可能

特徴 ④無料お試し

  • 全ての基本機能をお試しできる30日間無料お試し

「店舗運営業務が忙しく、業務ミスが発生、企画や接客の時間がない」「多店舗展開して売上を伸ばしたいが、運営が大変」「在庫管理、商品登録に時間がかかり大変」などがすべて解決できるのが特徴です。

TEMPOSTAR(テンポスター)公式サイトはこちら

TEMPOSTAR(テンポスター)公式サイト

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この記事のまとめ

自分の会社に合った最適な業務効率化のツールを導入して、生産性向上と働き方改革を実現

自分の会社に合った最適な業務効率化のツールを導入して、生産性向上と働き方改革を実現

業務効率化のツールには、目的に合わせたいくつもの種類がありますが、自社の問題点によって必要となるツールは異なります。

業務が重複して無駄が生じているのか、IT化が遅れていて時間効率が悪くなっているのかなど、自社の無駄を分析した上でツールの必要性を見極めることが重要です。

また、業務効率化ツールの効果を最大限に生かすためには、部門間や職種間でのシームレスな連携も欠かせません。

業務効率化ができるツールは、ある分野に特化したツールも多いため、自社の問題の解決や用途に応じて比較検討してみるのはいかがでしょうか。

今回は、ツールで生産性の向上をするための生産性向上の業務効率化ツール人気10選をご紹介させて頂きましたが、ツールではなく手法としてビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法を記事でまとめています。

ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法の記事を「ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法 | 個人でできる取り組みと考え方」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

kajogaki.com

今回も、最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

 

このブログ「kajōgaki | 社会人の学びのNote」は、忙しい日々でも、1日5分以内で読めるように、1記事を2,000文字から3,000文字以下に抑えてまとめ、5分程度で読めるボリュームの箇条書きでのまとめた社会人としての学びNoteをコンンセプトにほぼ毎日出来る限り学びのアプトプット記事を更新しております。

社会人に学びが必要な具体的理由の記事を『社会人に学びが必要な具体的理由 | 将来不安を解決するのは学び時間を自己投資』で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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