kajōgaki | 社会人の学びのNote

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仕事のスピードがついていけない遅い人の解決方法 | 誰でもできる仕事が速くなるコツ

仕事のスピードがついていけない遅い人の解決方法、誰でもできる仕事が速くなるコツ

誰でもできる仕事が速くなるコツ

メールやExcelの効率的な使い方から、コミュニケーションの取り方、資料の作り方まで、すぐに使える仕事効率化のコツがまとめられていて、仕事を速くこなすための技を『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』著者:木部 智之 氏から学ぶことができます。

次のような方に向けて書きました

● 仕事が遅くて悩んでいる方
● 仕事のスピードを速くしたい方
● 仕事の効率を上げたい方

仕事を速くする3原則

仕事の速さの3つの要素

  1. 速くやる
    手の動きそのものの速さであったり、マウスを使わずにショートカットで操作をするなど、動きを速くする
  2. ムダを省く
    やらなくてもいい作業をしてしまったその時間はムダな時間
    どんな作業がムダかを見極め、そのムダを取り除けば、自ずと仕事が速くなる
  3. 確実にやる
    やった事が間違っていたら、やり直さないといけない
    速くやって間違うよりも、ゆっくりやって確実な方が最終的には速い

初動を速くする

  • 仕事の速さを決める一番重要なことは初動
  • 仕事に要する時間が同じであれば、初動が速い方が終わるのが速い
POINT

すぐに着手した方がいいとわかっていても多くの人がすぐに動けない理由は「完璧」を求めていることが原因

  • 仕事が速い人は仕事に完璧な正解はない事をわかっている
  • 一度決めたら動き出す
  • まあこれでやってみるかという最適解で十分

最初は遅くても確実にやる

  • 同じ事を2回やるのは、絶対的な時間のロス
  • 最初は遅くてもいいので、確実にできるようになる

一番時間のかかる作業を見極める

  • 仕事のスピードは段取り(仕事をどの順番でするか)でいかようにも変わる

段取りを考える6ステップ

  1. 仕事のゴールを決める
  2. 仕事のゴールまでをいくつかの作業に分解する
  3. 作業ごとの時間を見積もる
  4. 一番時間のかかる作業を見極める
  5. 作業の依存関係を見極める
  6. 作業の段取りを決める
  • 一番時間のかかる作業を中心に組み立てる

3回目以降は効率化する

  • 1回しかしない仕事で、かつ1時間で済むようなものに対しては、あれこれ考えたり、効率的な方法を調べてから着手するよりも、力技で1時間で片付けてしまった方が速い場合もある
  • 2回目までは力技で様子を見る
  • 同じ仕事を3回やることになったら、4回以上繰り返す可能性が高くなる
POINT

効率化する時は調べる手間がかかることもあるが、効率化するための手間は先行投資

毎回100点を目指さない

  • 80点の仕事を100点にするには、60点の仕事を80点にすることの10倍の労力と時間がかかる
  • 完璧を目指したがゆえに、最低限必要な労力の何倍もの労力をかけてしまうことになる
POINT

大切なのは、必要最低限の点数のものを必要最小限の時間でアウトプットすること

体裁を整えて提出する

仕上げるべき仕事が50点までしか仕上がっていないとき

  • 絶対にやってはいけないのが、すみません、期限に間に合いそうもありませんと報告して提出しないこと
  • 期限までにアウトプットできない事は0点
  • クオリティは50点で妥協してもいい
  • 明らかな締め切りに間に合わなかった感を排除する
  • まず一度提出した上で、変更があれば3日以内に追記しますとしておけばいい

一人でやる仕事にこそ期限を決める

  • 期限を決めずに仕事をすると、どんどん締め切りギリギリまで仕事が溜まる
POINT

早めに終わらせるコツは、頼まれたその瞬間に、手帳にToDoとして締め切りを書き込み、そして一気にやること

  • 期限の設定は、あらかじめいろいろな横やりが入ることを織り込む
  • 本来の締め切りよりも少なくとも1時間くらい余裕を持って書いておく

憶測や意見と事実を分類する

最速で答えにたどり着くために

  • まず必要な事は、正しい情報をインプットすること
  • インプットが間違っていると、結局、正しい事実を捉えるところからやり直さなければならなくなる
  • 正しくインプットするには、憶測・意見・事実を分類しながら聞く

視点・視野・視座を変える

  • ビジネスの世界では、簡単に事実を捉えることはできない
  • 得た情報は既に誰かのバイアスがかかっていることもある
  • 入手したデータが恣意的に加工されている場合もある

できるだけ事実に近づくには

  • 視点(どこを見るか)
  • 視野(見る範囲)
  • 視座(見る立場)

を変える

この記事のまとめ

● 仕事の速さを決める一番重要なことは初動
● 効率化するための手間は先行投資
● 必要最低限の点数のものを必要最小限の時間でアウトプットする

今回学んだ本

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興味のある方は、是非この本を手に取り、じっくりと読んで自分に取り入れて頂けたらと思います。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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