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個人でも簡単にできる仕事効率化の方法 | 仕事の生産性を高めるための仕組み化・マニュアル化

個人でも簡単にできる仕事効率化の方法、仕事の生産性を高めるための仕組み化・マニュアル化

簡単にできる仕事を効率化する方法

いかに残業を減らし、生産性を上げられるか。仕事の生産性を高めるために、仕組み化を取り入れ、個人でも簡単にできる仕事効率化の方法を「自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術」著者:泉 正人 氏から学ぶことができます。

次のような方に向けて書きました

●  仕事を効率化したい方
●  マニュアル化と仕組み化に興味のある方
●  生産性を向上させたい方

仕組み化3つのルール

  • 仕組みとは誰がいつ、何度やっても同じ成果が出るシステムのこと
  • あるコトを仕組みに放り込んだら、事前に取り決めたルールに従って仕組みがそれを処理し、毎回同じ期待通りの結果を出すということ
  • 仕組み化することで成果が再現可能になる

仕組み化する考え方

  1. 才能に頼らない
    人の才能に頼った時点で成果にムラが出る
  2. 意志に頼らない
    モチベーションはコントロールが難しい。できるだけスタッフや自分の意志が入り込まないようにする
  3. 記憶力に頼らない
    忘れないように覚えておくというプロセスが入らないようにする

時間をつくりだす仕組み

  • 時間をつくるためには日常業務を振り返って仕組みのメスを入れる対象を見つけることが必要
  • 問題になるのは、自分の中でこれが当たり前だと思って取り組んでいる仕事
  • 会社の中で典型的な無駄な仕事は、その会社や部署でずっと続けられてきた慣習
  • 対象が見つかったら人やツールのような自分以外の力の活用をまず考えることが大切

① 情報収集・管理 ・スマホなどのプッシュ通知がこないように設定する

  • 新聞、書籍、雑誌など比較的質の高い情報に触れて情報を選別する
  • 紙の情報はすべてPDF化しクラウドで保存する
  • 名刺交換をしたらその場でメールを送り名刺を管理しない
  • ファイル検索機能を使うことでフォルダの分類に手をかけない

② メール処理 ・即答できるメールはその場で行い、1回しか読まない

  • 本題のみ書く
  • CCは基本的に読まない
  • 返信時の判断に5秒以上かけない
  • 一目でわかる件名をつける
  • 複数の受信トレイを使い分ける

③ 集中力を上げる

  • 早朝にルーチンワークをまとめてこなす
  • 集中したい時はカレンダーでブロックする
  • ルーチンワークは優先順位を考えない
  • 動きはじめの「初速」を使う
  • 5分の仮眠をとる

人に仕事を任せるための仕組み

  • 自分一人で仕事を抱えすぎると生産性を上げることは難しくなっていく
  • 個人レベルであっても「人の力を借りる」という意識を持つことは重要

① マニュアルを作成する

  • 業務を人に任せるためには必ず「教える」という作業が発生する
  • この時、口頭で行うのではなくマニュアルを作成するのが効率がいい

マニュアルを作成する3つのルール

  1. 口頭で説明しなくても伝わるないようにする
  2. スキルや経験のない人でもミスが起きない内容にする
  3. ミスが起きなくなるまで、改善を繰り返す
  • 再現性の高いマニュアルができ上がれば自分以外のメンバーにその業務を任せることができるようになり、その空いた時間でさらに他の仕事をすることもできるようになる

② チェックシートを作成する

  • チェックシートを使えば新人でもすぐに仕事ができる
  • チェックシートを先頭から順番にこなしていけば、誰がやってもミスがなく確実に終わるようになる
  • 詳細なチェックシートがあれば担当するスタッフの経験値や判断が入り込む隙がなくなる

チェックシートをつくる時のコツ

  1. 概要と詳細に分ける
    ※細かすぎるかもというレベルまで書き込む
  2. 数字を使って判断基準を明確にする

今回は、個人でも簡単にできる仕事効率化の方法を学ばせて頂きましたが、フレームワークをつくるのも、仕事効率化の手段のひとつです。

知らないと損するビジネスに活かせるフレームワークの記事を「知らないと損するビジネスに活かせる7つのフレームワーク | 今すぐ活用できるビジネススキル」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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仕事効率化のができれば生産性が高まると思いますが、ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法の記事を「ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法 | 個人でできる取り組みと考え方」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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また、手法ではなくツールを利用して、ビジネスにおける生産性を向上させる方法も記事でまとめています。

生産性向上の業務効率化ツール人気10選の記事を「生産性向上の業務効率化ツール人気10選|導入実績が豊富な業務効率化ツールの特徴や機能」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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この記事のまとめ

●  仕組みとは誰がいつ、何度やっても同じ成果が出るシステム
●  仕組み化することで成果が再現可能になる
●  対象が見つかったら人やツールのような自分以外の力の活用をまず考えることが大切

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