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くだらない会議を無くすための会議運営のコツと上手い会議の進め方 | ファシリテーション超技術

くだらない会議を無くすための会議運営のコツと上手い会議の進め方、ファシリテーション超技術

すぐに使えるファシリテーションの解説書

ファシリテーションのプロが、良い会議を運営するための基本的な手順とポイントを解説してくれ、活発な意見を引き出し、参加者の納得度が高いアウトプットを導き出す会議のつくり方を「ゼロから学べる! ファシリテーション超技術」著者:園部 浩司 氏から学ぶことができます。

次のような方に向けて書きました

● 会議を上手な仕切り方を知りたい方
● 会議を有効なものにしたいと思っている方
● 会議後の成果を実りのあるものにしたい方

良い会議の条件 

  • 良い会議の3つの条件
    1. 時間厳守
    2. 決まる・まとまる(アウトプットの質)
    3. 参加者の納得感が高い
  • 特に重要なのは参加者の納得度
  • 人は納得しないと行動しない
  • 会議終了後、現場に戻って決まったことを実行するかどうかは納得度にかかっている

求められる3つのこと

ファシリテーター

会議が円滑に行われるよう、そのプロセスをリードし、活発な意見が出る場づくりを演出する役割を担う人

ファシリテーターに求められる3つのこと

  1. 会議をデザイン(設計)できるか
    • 会議の必要性や目的を明確にし、その達成のために議論の順番を組み立てることが必要
    • 会議前にテーマについてアジェンダ(会議の進行表)を作る
    • この時、どのような順番で進め、どのように議論すれば結論に至り、参加者全員が納得できるのかについてもおおよそ設計しておく
    POINT

    会議設計で会議の成否が決まると言っても過言ではなくファシリテーターの役割の中でも特に重要

  2. 会議をリードできるか
    • 会議当日は、事前に作っておいたアジェンダに沿って進行していく
    • どのような順番で誰に発言してもらうか、どのように意見を整理するか、どのように時間管理をするかを考えながらアジェンダの内容を確実に進める
  3. 場づくりができるか
    • 心理的安全な場を演出することで全員が意見を言えるように配慮する

アジェンダの構成

アジェンダとは、会議の進行表

  • 会議の目的が明確に記入されており、そのゴールを達成するためにどんな議論をするのかが綿密に組み立てられている 
  • 構成は次の通り
    1. 会議名称
    2. 会議基本情報
    3. 会議の目的・ゴール
    4. 進行内容
    5. タイムスケジュール

会議中の進行

会議の進行の流れ

  • オープニング ・本日の進め方
    会議の流れとゴールの確認
  • アイスブレイク
    本題に入る前にリラックスした雰囲気を作る
  • 前回の振り返り情報格差を埋める
    議題の背景や現状など参加者間で必要な情報を共有しておく
  • 議題内容
    会議のゴール達成のため、どのように議論したらいいか設計する
  • クローズ(締め)
    決定事項と今後のアクションの確認

7つのポイント

メンバーの意見を最大限に引き出す7つのポイント

  1. 答えやすい質問をする
  2. 一言ずつというフレーズを入れる
  3. パスありもOKにする
  4. 2〜3周する
  5. 笑顔で問いかける
  6. 参加者の回答は絶対否定しない、100%受け入れる
  7. 出してくれた意見にポジティブにリアクションする

合意形成の仕方

  • 合意形成は、次の3つをきちんと揃えられるかどうかが重要
    1. 決め方(種類)
      1つに決めていく(全会一致、多数決、リーダーによる決定)
    2. 粒度
      大雑把すぎたり、細かすぎる部分がないか確認する
    3. 基準
      人は誰でも自分なりの「基準」を持っている
  • 人は物事を決める時に必ず何かの基準に基づいて決めている
  • 人によって決める時の基準が違う
  • 基準が他者と意見が分かれる原因
  • 基準を可視化した上で、お互いの共通ポイントを探すことができれば合意形成に一気に近づく

ファシリテーターの心構え

  • ファシリテーターの心構えで大事なことは中立的であるということ
  • 参加メンバーを100%信じ、受け入れ尊重することが基本
  • 多種多様な経験・価値観を持った人たちが知恵を出し合い、相乗効果によってより良い解決策などが導き出される場となる
  • 最も大事にしたいのはメンバーの納得感である
  • リーダーが持ち帰って決めてもいいが、会議の中でメンバーと一緒に決める方が全員の納得感を得られる
  • 自分で決めたことに対しては責任感が強まる
  • リーダーは会議の中で参加者それぞれの役割分担を自ら選ぶよう配慮する方が良い

本格的に学ぶには

ファシリテーションのスキルを上げたい、仕事で必要なスキルなのできちんと習得したなどの場合は、オンラインで学習するのがお勧めです。

オンラインで学習できる仕組みとして、お勧めなのが「BizLearn」のコミュニケーション能力UPのWEB講座「会議の目的とファシリテーション」です。

このWEB講座では、ファシリテーターとしての心構えとファシリテーションのスキル、そして、会議など話し合いの目的に応じた準備と実践方法について取得することができます。

標準学習時間は10時間の講座で、

  • ファシリテーションの重要性を理解し、ファシリテーターとしての心構えと基本的なスキルを身につける。
  • 話し合いの目的にあったファシリテーションができるようになる。
  • 効果的なファシリテーションによって、最適な結果を導くことができるようになる

とファシリテーターとしてのスキルを自分のものとして、ビジネスで活躍することができます。

BizLearnの公式サイトはこちらから

BizLearn公式サイト

サイト内の「会議の目的とファシリテーション講座」の場所

BizLearnの公式サイト内の     コース     Bizlearn Biz     マネジメントスキル     会議の目的とファシリテーション講座 

スキルアップに関してもっと学びたい方向けにスキルアップを学ぶために読むべき2021年おすすめの本として「厳選10選」もまとめさせて頂いてますので、下記にブログ記事を貼っておきますので、ご覧頂けたら幸いです。

kajogaki.com

この記事のまとめ

● 重要なのは参加者の納得度
● 基準を可視化する
● お互いの共通ポイントを探す

今回学んだ本

Amazonで確認

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興味のある方は、是非この本を手に取り、じっくりと読んで自分に取り入れて頂けたらと思います。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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