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タスク管理の最適化の方法 | シングルタスクの原則で最大の成果

タスク管理の最適化の方法、シングルタスクの原則で最大の成果

マルチタスクは生産性を下げる

マルチタスクを行うと効率が低下し、一点集中でタスクをこなす方が背効率を高めることができることが「SINGLE TASK 一点集中術」著者:デボラ・ザック 氏から学ぶことができます。

次のような方に向けて書きました

● 思うように集中力を高められない方
● もっと効率を上げたい方
● タスク管理に悩んでいる方

マルチタスクは存在しない

  • 私たちは必死になって一度に複数のタスクをこなそうとしている
  • その結果注意散漫な生活に歯止めが効かなくなっている
    1. 集中力がなくなる
    2. ストレスがたまる
    3. 目の前の作業と何の関係もないことでヤキモキする
  • そうすることで、今目の前にいる人たちに無礼をはたらいている
  • マルチタスクをこなそうとする試みと能率の悪さには相関関係がある
POINT

人間の脳は、一度に複数のことに注意を向けることができない

  • マルチタスクは情報の流れを遮断し短期記憶へと分断する
  • 長期記憶として保存されずに記憶から抜け落ちていく
  • マルチタスクを試みると能率が落ちる

人間は実のところマルチタスクなどしていない

  • タスクからタスクへと素早く切り替えているだけ
  • こうした行動を続けているとマルチタスクをしているような気分にはなる
  • 現実には一度に2つ以上のことに集中できない
  • その上、注意をあちこちに向けていると、効率が落ちる

この瞬間に意識を

  • シングルタスクとは
    1. 今ここにいること
    2. 一度に1つの作業に没頭すること

シングルタスクをするには

  • 今という瞬間、他の要求に一切応じることなく1つの作業だけに取り組むことが求められる
  • 次の作業に着手できるのは、今取り組んでいる作業を終えてから
  • 過去についてくよくよと考えるのも不安な未来を思い描くのも無益なだけでなく怠惰にすぎない
  • こうした行為は今という瞬間をここで生きる邪魔をする
  • 時には、どれほど無関係なことを考えうわの空になっているか、自分の目の前のタスクにどれほど集中できているのかを評価すると良い

シンプルに考える

  • 1日の間に一人でじっくりと考え事をする時間を決めるのがいい
  • 自分が楽しめるものを利用し頭の中を整理しすっきりさせる工夫をすると良い。
  • 今の状況において、自分にとってもっとも大切なことを決める
  • 責任を持ってやり遂げる方法も意識を集中させるために有効

メモをすることで集中

  • 進行中の作業とは関係のない何かが頭に浮かんだら、その考えをひとまず傍に置きあとで時間ができたら対処する習慣を身につけると良い
  • 1つの作業に集中している最中に他のことについてのアイデアがひらめいたら、あとで考えられるようにそれを書き留めておく
  • それが現在の作業と無関係ならそちらに注意をそらしてはならない
  • ひとまずそれを書き留めすぐに本来の作業に戻ること

タスクをまとめる

  • 毎朝3〜5分の時間をとり、今日の予定をすべて書き出す
  • 類似タスクをグループ分けしまとめて同じ時間に処理する
  • メール送信を出社時・昼休み前・退社前の3回に制限する
  • 1日2回、空白タイムをスケジュールに入れバッファを持つ

人の要求に短時間で対応

  • 1つのプロジェクトに取り組んでいる合間に別の仕事の確認をしない
  • ほんの数分、部下や顧客に完全に集中して対応する
  • 敬意を示しながらきっぱりとノーを言うことで相手の信頼を得る

最重要課題に時間を投下

  • ごくわずかな最重要タスクを明確にし最優先で取り組む
  • 情報の洪水が侵入してこない環境を整え静かに考える時間をつくる
  • 最優先の作業から少し離れる時間を予定に組み込む

今回は、タスク管理の最適化の方法を学ばせて頂き、タスク管理を最適化できると生産性が向上しますが、ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法を記事でまとめています。

ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法の記事を「ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法 | 個人でできる取り組みと考え方」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

kajogaki.com

また、手法ではなくツールを利用してビジネスにおける生産性を向上させる方法も記事でまとめています。

生産性向上の業務効率化ツール人気10選の記事を「生産性向上の業務効率化ツール人気10選|導入実績が豊富な業務効率化ツールの特徴や機能」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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この記事のまとめ

● 1日の間に一人でじっくりと考え事をする時間を決める
● アイデアがひらめいたら、あとで考えられるように書き留めておく
● 空白タイムをスケジュールに入れバッファを持つ

今回学んだ本

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興味のある方は、是非この本を手に取り、じっくりと読んで自分に取り入れて頂けたらと思います。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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