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業務をどのように見直したらよいのか具体的な手順 | 生産性を可視化して改善をインプットとアウトプット

業務をどのように見直したらよいのか具体的な手順、生産性を可視化して改善をインプットとアウトプット

時業務見直しの方法

「時短」だけでは生産性は上がらないので、業務をどのように見直したらよいのか具体的な手順を「チームの生産性をあげる。」著者:沢渡 あまね氏から学ぶことができます。

次のような方に向けて書きました

● 業務を見直して、生産性を高めたい方

● ムダを無くす方法を知りたい方

● 生産性を高める改善策を知りたい方

業務見直し2つの観点

処理高速化型

  • エクセルの技を身につけて集計作業をスピードアップする
  • 標準テンプレートを作って作業を効率化する
  • トークのスキルを鍛えて短時間でテレアポを取れるようになる
  • 作業単位の所要時間を短くするアプローチ
POINT

ところが、どんなに頑張って時短をしても、業務量が増えたらその効果は一気に吹っ飛ぶ
さらにこれは人のスキル依存になりがちである

プロセス見直し型

  • 業務全体のプロセスを俯瞰する
  • 不要な作業をなくしす
  • 統合しする
  • 順序を入れ替える
  • 時間はかかるが、業務量の増加による労働時間増を抑えることができる
POINT

「処理高速化型」は即効性があり、その時点においての時短効果が目に見えてわかるため安心しがちだが、「プロセス見直し型」にも取り組まなければ生産性は向上しない

業務を洗い出す

見える化は、改善の基本

現状把握をしなければ

  • 何が問題なのか
  • どこにムダがあり、改善の余地があるのか
  • 何をどのように改善したらいいのか

チームで意識合わせができない

  1. まずはすべての業務をリスト化して全体像をざっくり把握する
    頻度と所要時間を感覚でよいので記載する
  2. 「隠れ業務」をあぶり出す
    「地味で目立たない業務」「季節業務」「レア業務」「属人化した業務」といった忘れられがちな業務も洗い出す
  3. 各業務の目的を確認する
    特に「報告業務」「資料作成業務」「定例会議」といった定例化したルーチン業務は、ムダが潜んでいるので注意する
  4. 各業務を5つの要素に分解して問題の原因にアタリをつける
    「インプット」「アウトプット」「目的・目標」「関係者」「効率」の5つに分解し、異常や不都合の有無をチェックする
  5. ルーチン業務を減らして付加価値業務を増やす
    定常業務の割合を減らす努力をする
  6. 各業務の4つの方向性を決める
    「強化」「効率化」「現状維持」「縮小・廃止」の4つに分類する。すべての業務に同じように力をかけない
  7. 施策の効果を定量化する
    何を問題視して、何を測るかを決め、振り返る

ムダをなくす

  • まずは様々な切り口、発想で業務のムダに気づけるようにする
  1. ネガティブな仕事を洗い出す
    わざわざ・いちいち・毎度毎度といったネガティブな形容詞がつく仕事や工程を見直す
  2. あいまい語を「数字」に変えて改善する
    結構多い・すごくなどのあいまいな形容詞・副詞を数字に置き換えて確認する
  3. 本当は必要ない業務に時間を奪われていないか見直す
    過去から続いている業務、ルーチン化している業務を改めて、今必要かどうか見直す
  4. 「もしやらなかったら」の想定をして、やめていい仕事を探す
  5. 当事者以外の視点から業務を見直す
    外の専門家や転職者の視点を活用して、ムダがないか確認する
  6. 4つの時間をなくす努力をする
    思い出す時間・探す時間・悩む時間・問い合わせる時間の4つにムダがないかを確認する

改善策を考え効率化

改善策には、ムダをなくすもの生産性をあげるものの2種類がある

  • 処理高速化
  • マニュアル化
  • システム導入
  • 会議のやり方の見直し
  • 業務の廃止
  • 業務の外注化
  • サービスレベルの見直し
  • オフィスレイアウトの変更
  • 新しい働き方の導入
  • 学習機会の提供
  • 人事制度や評価制度の変更など
POINT

改善策には様々なものがある
なるべく多くの改善策を出して、絞り込み、実行計画を作り、やってみることが大事

今回は、業務をどのように見直したらよいのか具体的な手順を学ばせて頂きましたが、ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法を記事でまとめています。

ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法の記事を「ビジネスにおける生産性を向上させる7つの方法 | 個人でできる取り組みと考え方」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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また、手法ではなくツールを利用してビジネスにおける生産性を向上させる方法も記事でまとめています。

生産性向上の業務効率化ツール人気10選の記事を「生産性向上の業務効率化ツール人気10選|導入実績が豊富な業務効率化ツールの特徴や機能」で書かせて頂いておりますので、ご興味ございましたら、ご覧頂けたら幸いです。

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Googleの働き方でも、生産性を2倍や3倍くらいの目標に設定してしまうと「努力」とか「根性」でみたいになるが、10倍を目標にすると、努力や根性ではどうにもならないので、仕組みを変えないといけないと言われていて、仕組みごと変化させることが大切ですね。

今回は、生産性向上ための手順書について書かせて頂きましたが、間違った生産性向上に陥らない方法に関しては、「間違った生産性向上 | 残業を減らして同じ内容の仕事より仕事の内容で労働を判断」の記事で書かせて頂いております。

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この記事のまとめ

●「処理高速化型」と「プロセス見直し型」の両方に取り組む
● 全体像を把握するためすべての業務をリスト化
● 各業務を分類し4つの方向性へ

今回学んだ本

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興味のある方は、是非この本を手に取り、じっくりと読んで自分に取り入れて頂けたらと思います。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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